Arrêter de se faire bouffer par ses mails

Dans son organisation personnelle, gérer les mails vient après la routine du Lundi.

L’idée générale : on peut avoir recours à des outils simples pour une meilleure gestion de son temps… et il faut commencer par appliquer une méthode simple à nos mails pour y passer moins de temps.

Pour cela, il est vraiment utile de connaître les règles de base sur les mails et leurs fonctionnements, de savoir distinguer un bon mail d’un mauvais. (Comme pour les chasseurs 😉 )

Il apparait important de respecter les éléments suivants à propos de ses mails :

  • Savoir ce qu’est un bon mail.
  • Les zones des mails.

Un bon mail a un objet significatif qui nous permet de comprendre son sujet. La première chose qu’on voit d’un mail quand on le reçoit c’est son objet. C’est une partie à soigner. Lorsque vous répondez à un mail, vous devez veillez à ce que le contenu corresponde toujours à l’objet.

L’objet doit être court, synthétique et représentatif du contenu.

Peu de destinataires

Vous devez avoir un minimum de destinataires. Il est préférable de ne pas en avoir assez que de trop en avoir.

Un seul destinataire principal

Dans la zone A, l’idéal est de ne désigner qu’une seule personne, et ce sera cette personne qui sera vraiment la destinataire et qui aura une action à faire.

Des mails courts ou un résumé synthétique en début de mail. 

Le mail doit être lisible dans la page d’affichage native de votre outil de traitement des mails. Ça veut dire qu’il faut que vous soyez suffisamment concis pour que le destinataire ne soit pas contraint de faire défiler le texte . Le risque si vous écrivez un mail trop long est qu’il ne soit pas lu. Ce que je fais quand j’ai rédigé un long mail : je crée une introduction qui fait une synthèse du mail. Ca veut dire qu’en quelques lignes je lui donne les tenants et aboutissants et surtout l’action à mener immédiatement. Si il veut creuser, il peut lire le mail.

Dans le contexte idéal, un mail doit faire nettement moins d’une page. Il peut comporter trois paragraphes au maximum, avec trois phrases pour chacun et environ dix mots par phrase. Evitez les smileys qui polluent la communication et qui l’alourdit.

Quand on rédige un mail, on commence toujours par ce qu’il y a de plus important : l’action à mener ou le sujet principal.

Un mail -> un seul sujet

Ne traitez qu’un seul sujet par mail pour un destinataire correspondant sinon on risque des pertes d’informations. En effet, la personne va répondre à un élément du mail et va avoir tendance à oublier le reste. Dans sa tête, elle aura répondu à votre message et n’aura plus d’action à effectuer. Faites plusieurs mails si vous avez plusieurs idées.

Eviter les pièces jointes. 

Dans la mesure du possible, il faut éviter les pièces jointes. Bien évidemment, il se peut que vous ayez des documents à transmettre mais en général, si vous avez quelque chose à dire, il faut que ça soit dans le mail. Faire des références sur vos documents joints dans votre mail est aussi à éviter excepté le cas où c’est un résumé avec des rappels.

Un mail sert à transmettre une information générale, à demander une information, à transmettre un agenda de réunion, à affecter une tâche simple sans déléguer, transmettre un document et éventuellement à faire du brainstorming. Ça permet de préparer une réunion par exemple et de se donner des idées mais il faut de la pratique pour que ça fonctionne bien.

Un mail ne sert pas à déléguer

Un mail ne sert pas à déléguer et notamment pour faire un feedback surtout si c’est négatif. Ce serait trop impersonnel et ce n’est pas interactif.

Aucun contenu émotionnel.

Un mail ne doit comporter aucun contenu émotionnel. Il faut éviter tout ce qui implique le niveau émotionnel parce que vous ne connaissez pas l’état d’esprit de votre interlocuteur au moment où il lira le message.

Si vous sentez qu’un sujet vous échappe pendant que vous répondez à un mail, il faut que vous vous arrêtiez. Il faut faire confiance à son instinct. Parfois on sent qu’un truc cloche. Il faut écouter cette petite voix : le sujet est trop complexe ou trop émotionnel pour être discuté par mail. C’est le moment de décrocher votre téléphone ou, mieux, d’aller voir la personne et d’aller prendre un café ou d’en discuter lors de votre prochain 1&1

Plus il y a de la complexité et de l’émotionnel, plus vous devez privilégiez le contact.

Le mail ne sert pas à gérer des tâches

Dans le mail, on ne peut pas jamais gérer une liste de tâches. Les mails ne sont qu’une liste d’information. Il faut savoir aussi que la boîte mail ne sert définitivement pas à archiver ni à gérer les tâches.

La première chose à mettre en place avec vos mails

Beaucoup de gens ont des milliers de mails dans leurs boîtes de réception et pourtant, ce n’est pas difficile d’en avoir une vide. Justement, l’objectif principal est de savoir vider sa boîte mails.

Pour une bonne gestion des mails, il faut respecter trois grands principes :

  • Couper les alarmes, les notifications.
  • Réserver du temps pour les mails.
  • Vider la boîte mails tous les jours.

Couper les notification spontanées

Vous devez impérativement couper les notifications et tous les systèmes qui vous informent instantanément de l’arrivée d’un mail. C’est très perturbant. C’est tout d’abord une question de politesse. Ça peut vraiment gêner la personne avec laquelle vous parlez d’entendre vos alarmes et elle peut être déconcentrée.

De plus, il est important d’avoir le contrôle sur nos mails et pas l’inverse. En faites, le véritable frein à la productivité est l’interruption. Il faut couper toute interruption qu’elle soit sonore ou visuelle. Elles ne servent qu’à déranger. C’est comme le cas des étudiants qui sont en train de travailler et qui sont incessamment interrompus par les SMS ou Facebook. En les privant de leurs téléphones, ils vont gagner 50% de temps. Quand on est interrompu, on perd facilement le fil de ce qu’on était en train de faire.

Choisir un moment précis pour traiter vos mails avec 100% de votre temps de cerveau

On peut être tenté de penser qu’on peut être multitâche et qu’on peut répondre aux mails ou autres tout en faisant autre chose mais c’est faux. On doit se donner à 100% à ce qu’on fait pour plus de productivité. Il se peut que votre métier vous contraigne à aller voir les mails qui viennent d’arriver mais vous augmentez juste la fréquence des créneaux que vous consacrez aux mails.

Vous devez mettre en place un rythme qui vous êtes propre. Il n’est vraiment pas nécessaire d’être interrompu par des alarmes pendant que vous travaillez sur autre chose. Vous n’allez pas ouvrir les mails qui arrivent à chaque fois sinon, vous perdez énormément de temps et vous risquez de vous attabler à une nouvelle tâche exigée par le mail qui evient d’arriver et ainsi de suite. Au final, vous avez commencé beaucoup de tâches sans jamais les terminer. Et pour les terminer faut se remettre dans la tâche pour la finir et vous perdez énormément de temps. C’est de cette façon que vous vous retrouvez à rentrer chez vous à 22h…

Ce que je recommande, c’est de vider chaque jour sa boite mail.

J’explique plus bas ce que cela veut dire.

C’est vous qui maitrisez

Bien évidemment, il faut regarder ses mails et les traiter mais il faut que ce soit nous qui le maitrisions. Pour ce faire, la règle qu’il faut impérativement respecter c’est de réserver du temps pour traiter les mails. C’est comme quand vous vous occupez de la pile de courriers qui vient d’arriver. Vous prenez les lettres une par une et vous traitez votre paperasse de cette façon. Il faut que vous réserviez des créneaux dans votre emploi du temps  pour le traitement de vos mails au lieu de les laisser arriver et de vous dicter le moment où ils doivent être traités.

C’est vous qui donnez le rythme. C’est instinctif chez nous de lire les mails au fur et à mesure qu’ils arrivent comme quand on décroche le téléphone quand il sonne, mais souvent, les formes de communication les moins efficaces sont celles qui nous interrompent le plus.

La fréquence de traitement des mails dépend de votre métier, cependant, pour beaucoup de personnes, le matin suffit sinon on le fait trois fois par jour. Personnellement, je déconseille de le faire dès qu’on arrive au bureau. On risque de laisser les mails gérer notre emploi du temps. Ce qu’il faut faire la première fois qu’on arrive le matin, c’est de regarder son agenda, de voir ce qui est prévu dans la journée et décider des tâches les plus importantes que l’ont souhaite effectuer en premier avant de se faire submerger par les mails. C’est vrai que ce n’est pas toujours évident. La plus grande difficulté du manager ou du cadre c’est de dire non. Une chose est sûre : il y aura toujours plus de travail que votre capacité à en faire. La différence c’est de savoir prioriser et déterminer ce qui est plus important.

Si vous voulez une bonne méthode d’organisation, je vous recommande la routine du Lundi. 

Le danger des emails.

Si vous démarrez votre journée par les mails, ce seront eux qui vont structurer ce que vous allez faire. Ne vous laisser pas envahir pour ne pas perdre votre autodiscipline. L’idéal, c’est de pouvoir délimiter de manière fixe le moment et le délai que vous allez prendre pour traiter vos mails. Surtout ne pas les regarder en flux continu.

Vous allez considérer la lecture des mails comme un rendez-vous.

On va les relever trois fois dans la journée pour commencer et après on ajuste pour ne plus les relever qu’une seule fois. Essayez et vous verrez !

La méthode

Pour traiter les mails correctement, on va le traiter complètement. Même avec beaucoup de mails, c’est faisable en un quart d’heure mais il ne faut pas s’interrompre. Le principe c’est quand vous décidez de relever vos mails, vous allez les traiter intégralement et les éliminer de votre boîte de réception (et mettre dans les archives). Une fois que vous aurez terminé de traiter vos mails, vous devez avoir la boîte vide. Ce qu’il faut surtout éviter, c’est de traiter un mail et de le remettre dans la boîte de réception. On ne va pas réaliser toutes les tâches qu’impliquent les mails. S’il y a effectivement une tâche à faire, on la met dans la liste des tâches.

Il faut comprendre que votre boîte mail n’est pas une liste de tâches ou une boîte à archive. En faites, on peut la comparer à la bannette d’entrée dans laquelle est stockée tout ce qui arrive quand on n’a pas le temps de la traiter. Par contre, quand vous traitez votre bannette, vous n’y remettez plus un document traité. Et votre objectif c’est de la vider. La boîte aux lettres a le même principe. Les mails sont déplacés ailleurs ou transformés en autre chose mais ne reviennent jamais à l’intérieur.

OK, MAIS CONCRÊTEMENT? 

Pour la gestion des mails, il nous faut un processus détaillé dans leur traitement. L’objectif est d’avoir une boîte aux lettres vide. Et l’idéal est de ne pas être interrompu pendant le traitement.

Commencer toujours par les plus récents.

Le processus se poursuit en ces quatre points:

  • Ouvrir la boîte aux lettres.
  • Ouvrir le premier mail de la liste.
  • Le mail contient-il une action à faire ?
  • Oui : je note l’action à faire et j’archive le mail / Non : éventuellement, je note les informations et ensuite j’archive le mail.
  • Par la suite, je ne regarde que la liste des actions à effectuer et j’arbitre l’ordre dans lequel je veux les mettre en oeuvre.

Avantage : ce n’est plus les mails qui décident pour moi du degré d’importance des tâches à effectuer. J’apporte une véritable plus value et surtout, je gagne du temps en concentrant mon énergie sur les choses qui me font atteindre mes objectifs.

RÈGLES DES DEUX MINUTES.

C’est quoi la règle des deux minutes ?

Pour les mails qui impliquent des actions et que vous estimez que ça prend moins de deux minutes à faire, vous la faites tout de suite. Mais si c’est plus compliqué à faire, vous allez créer une tâche qui corresponde à l’action que le mail demande de faire. Il ne faut jamais considérer la boîte mail comme une liste de tâches.

C’est vous qui créez les tâches et ne remettez jamais un mail avec une action à faire dans la boîte. Sinon, à chaque fois que vous allez dans votre boîte, il y aura toujours des choses non résolues qui vont vous tomber dessus et de nouvelles vont venir. Avec une liste de tâche que vous aurez créée, il n’y en aura pas une qui va s’y ajouter toute seule puisque c’est vous qui la gérez et que s’il y a une tâche qui s’ajoute, ce sera vous qui l’aurez mise là dedans. Dans ce sens, vous allez rendre vos tâches visibles par vous–même et les rendre parfaitement quantifiables.

De la discipline.

Gérer ses mails correctement et efficacement semble difficile mais il faut juste de la discipline. Quand vous ouvrez un mail et que c’est juste de l’information, vous notez l’information au bon endroit de votre organisation et vous l’archivez.

Ma recommandation :

Ce que je recommande, c’est de supprimer les mails au fur et à mesure et régulièrement, prendre la corbeille et la verser dans votre dossier d’archives. Quand vous cherchez un mail précis, les outils de recherches sont maintenant suffisamment développés pour vous éviter de les classer par dossier.

La gestion des tâches

Les tâches sont des actions à faire dans le futur proche ou lointain. Avec une liste de tâches, vous avez une liste de choses à faire. Pour les gérer, on peut utiliser plusieurs listes mais la plus importante est celle qui s’appelle l’encours. C’est votre charge de travail à faire et c’est une liste pour ne rien oublier.

Dans le cas où dans le mail, l’action à faire n’est pas la vôtre mais celle de votre collaborateur, vous allez juste faire le suivi de la tâche dans votre suivi d’entretien.

Votre rôle en tant que manager, c’est de vous assurer que ce soit fait. On peut alors utiliser une liste des tâches qui s’appellerait Tâches à suivre. Et dans votre routine du Lundi ou dans vos entretiens individuels, vous éliminez les tâches qui sont déjà réalisées par votre collaborateur dans votre liste de suivis.

Ce qu’il faut faire.

Il y a des actions à faire pour différents cas de mails. Par exemple, un mail où votre comptable vous envoie le compte d’un client pour information. Vous avez moins de deux minutes à le lire, alors vous le lisez et vous le classez. Pour un mail qui nécessite juste de répondre par oui ou par non, on répond rapidement et on n’a pas besoin de créer une tâche pour ça. Par contre, pour un mail plus compliqué et demande carrément une action, vous l’ajoutez à votre liste de tâche.

Si vous avez des centaines de mails, l’urgence n’est plus de traiter ces centaines de mails mais de trouver une méthode pour vider votre boîte aux lettres.

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